Machine uurtarief berekenen: de formule en de val van de afgeschreven machine

Je hebt een machinepark staan waar een paar ton in zit. Die machines kosten geld als ze draaien en ze kosten geld als ze stilstaan. De vraag is: weet je hoeveel dat kost?

In veel productiebedrijven is het antwoord daarop een tarief dat ooit is vastgesteld en sindsdien is blijven staan. Soms een rond getal waar iemand ooit mee begon. Soms een berekening van vijf jaar geleden, van voor de energieprijzen, de nieuwe zaagautomaat en de gestegen onderhoudskosten. Zo nu en dan is dat tarief geïndexeerd, maar niemand weet meer waar dit precies op gebaseerd is.

En dan is er nog de klassieker: de machine is afgeschreven, dus het machinetarief mag omlaag.

In dit artikel laat ik zien hoe je een machine-uurtarief berekent dat wél klopt. In drie stappen, met een volledige doorrekening. En ik besteed aandacht aan de fout die de meeste bedrijven maken zodra een machine op nul staat, want die kost je op termijn precies de aanschafwaarde van je volgende machine.

Wat is een machine uurtarief precies?

Een machine-uurtarief is de kostprijs van één draaiuur van je machine. Het is bedoeld om de kosten die je machinepark veroorzaakt eerlijk toe te rekenen aan de producten of opdrachten die er gebruik van maken.

Waarom dat nodig is, zie je zodra je bedrijf meerdere soorten werk doet. Een order die tien uur op de freesbank staat, veroorzaakt andere kosten dan een order die vooral handwerk is. Reken je je machinekosten alleen mee in een algemene overheadopslag over je omzet of je loonkosten, dan betaalt het handwerk mee aan de machine en verdien je aan de machine te weinig.

Het gevolg is subtiel maar hardnekkig: je machine-intensieve werk lijkt winstgevender dan het is, en je arbeidsintensieve werk lijkt slechter dan het is. Je stuurt dan op cijfers die je de verkeerde kant op sturen.

Belangrijk om vooraf helder te hebben: het machine-uurtarief is niet het tarief dat je aan de klant rekent. Het is een kostencomponent. Verderop in dit artikel laat ik zien hoe je van machinekosten naar een verkooptarief komt.

Stap 1: verzamel je machinegebonden kosten

Neem je jaarrekening erbij en zoek alle kosten die je machinepark veroorzaakt. De vraag die je bij elke kostenpost stelt: zou deze kost er ook zijn als ik geen machines had?

Voor een verspanend bedrijf ziet dat er bijvoorbeeld zo uit:

Drie dingen die hierbij misgaan.

Energie wordt niet gesplitst. Je totale energierekening dekt ook je kantoor, je verlichting en je verwarming. Die horen niet in je machinetarief. Bepaal welk deel naar je machines gaat. Bij een verspanend bedrijf met een zware freesafdeling ligt dat al snel op 70 tot 80 procent, bij een assemblagebedrijf veel lager. Schat het niet, maar leid het af uit je aansluitwaarden of uit een submeting.

Loonkosten van de operator worden erin gestopt. Doe dat niet. Je bedieningsuren zijn een aparte kostenpost met een eigen tarief en die rekent niet altijd één op één mee met de machine-uren. Een machine die onbemand doordraait heeft wel machinekosten maar geen loonkosten. Houd het dus gescheiden.

Algemene kosten worden meegenomen. Je kantoorhuur, je administratie en je verzekeringen die niets met de machines te maken hebben, horen hier niet. Die komen later als opslag terug. Neem je ze hier al mee, dan reken je ze straks dubbel.

Stap 2: bepaal je werkelijke machine-uren

Nu het aantal uren waarover je die kosten verdeelt. En hier zit de grootste valkuil van de hele berekening.

De verleiding is om te rekenen met theoretische beschikbaarheid. Twee ploegen van acht uur, 230 werkdagen, dat is 3.680 uur per machine. Klinkt logisch.

Maar zo draait geen enkele machine. Trek eraf: omsteltijd, onderhoud, storingen, wachten op materiaal, wachten op programmering, en simpelweg de uren waarop er geen werk voor die machine is.

Gebruik daarom je werkelijk geregistreerde draaiuren. Die staan in je machinebesturing of in je urenregistratie per uurcode.

Reken je met theoretische uren in plaats van werkelijke, dan komt je machinetarief te laag uit. Precies hetzelfde mechanisme als bij je personeel, waar bedrijven hun kosten delen door 1.800 normuren terwijl er maar 1.450 uur aan werk wordt geschreven (als je geluk hebt). Hoe je dat voor je mensen goed aanpakt, lees je in mijn gids over je kostprijs per uur berekenen.

Stap 3: Stap 3: deel, en je hebt je tarief

De formule is simpel:

Machine-uurtarief = machinegebonden kosten per jaar / werkelijke machine-uren per jaar

In dit voorbeeld:

€ 133.950 / 6.310 uur = € 21,23 per machine-uur

Dat is wat één draaiuur je kost. Nog zonder bediening, nog zonder algemene kosten en nog zonder marge.

De valkuil: de machine is afgeschreven, dus het tarief kan omlaag

Stel dat er over drie jaar een aantal machines volledig is afgeschreven. Van de 61.200 euro aan afschrijvingskosten valt 38.000 euro weg. De redenering die dan volgt is begrijpelijk: die kosten maken we niet meer, dus ons tarief kan omlaag.

Reken het door:

Een daling van ruim 28 procent. Op papier ben je opeens een stuk concurrerender.

Alleen is een afgeschreven machine boekhoudkundig gratis en bedrijfseconomisch nooit. Hij gaat een keer kapot, of voldoet niet meer aan wat de markt vraagt, en dan blijkt er niets gereserveerd voor de vervanging. Ik werk die denkfout uitgebreider uit in mijn gids over kostprijs berekenen, want hij geldt ook voor bedrijfsbussen, gereedschap en ICT.

Reken met vervangingswaarde, niet met historische aanschaf

De oplossing is om in je tarief niet te rekenen met wat de machine ooit heeft gekost, maar met wat het kost om hem te vervangen.

Stel: de machines die over drie jaar zijn afgeschreven, hebben destijds 304.000 euro gekost. Vervangen kost vandaag 390.000 euro. Bij een verwachte levensduur van tien jaar moet je dus 39.000 euro per jaar opbouwen om die vervanging te kunnen betalen.

Kijk wat er gebeurt: je tarief blijft nagenoeg gelijk aan wat het was, 21,39 tegenover 21,23 euro. Precies zoals het hoort, want je machinepark levert hetzelfde en kost je uiteindelijk hetzelfde.

Het verschil tussen beide scenario’s is 6,18 euro per uur. Over 6.310 uur is dat 39.000 euro per jaar. Over tien jaar 390.000 euro.

Dat is exact het bedrag dat je nieuwe machinepark kost. Kies je voor het lage tarief, dan geef je dat bedrag weg aan je klanten en sta je over tien jaar bij de bank.

Een bijkomend voordeel: je tarief blijft stabiel. Bedrijven die hun tarief laten meebewegen met hun boekhoudkundige afschrijving krijgen een grillig beeld. Het tarief zakt als er machines aflopen en schiet omhoog zodra er geïnvesteerd wordt. Dat is lastig uit te leggen aan je klanten en het maakt je calculaties onvergelijkbaar in de tijd.

Eén tarief voor alle machines of een tarief per machine?

In het voorbeeld hierboven zijn alle machines op één hoop gegooid. Dat werkt, maar alleen als je machinepark redelijk homogeen is.

Zodra de verschillen groot worden, gaat het wringen. Een vijfassige freesbank van 200.000 euro en een zaagautomaat van 15.000 euro hebben niet dezelfde afschrijving, niet hetzelfde energieverbruik en niet dezelfde onderhoudskosten. Reken je met één gemiddeld tarief, dan subsidieert het zaagwerk de freesbank.

Het gevolg: je offertes voor eenvoudig werk zijn te duur en je verliest ze. Je offertes voor complex werk zijn te goedkoop en die win je juist. Zo bouw je ongemerkt een orderportefeuille op met precies het verkeerde werk erin. Dat is een van de manieren waarop een bedrijf met een volle werkplaats toch te weinig overhoudt. In waar je winst weglekt loop ik de zes meest voorkomende oorzaken langs.

De vuistregel: maak een apart tarief zodra een machine substantieel afwijkt in aanschafwaarde, energieverbruik of onderhoudslast. Bij twee of drie vergelijkbare bewerkingscentra volstaat één tarief. Bij een duidelijk zwaardere of duurdere machine geef je die een eigen tarief.

Praktisch betekent dat: verdeel je machinegebonden kosten eerst over je machines of machinegroepen, en deel dan pas door de uren van die groep.

Van machinekosten naar het tarief dat je de klant rekent

Het machine-uurtarief is een kostencomponent, geen verkoopprijs. Om tot je uiteindelijke tarief te komen, komt er nog het nodige bij.

Drie aandachtspunten hierbij.

De bediening is niet altijd één op één. Draait een machine onbemand door, of bedient één operator twee machines, dan verhoudt je bedieningskosten zich anders tot je machine-uren. Reken dat door, want juist daar zit bij automatisering je verdienmodel. Werk je met afgebakende opdrachten in plaats van seriewerk, dan speelt er nog iets. Dit tarief is je vertrekpunt bij de calculatie, maar daarna gaat een project maanden lopen en beweegt er van alles. In marge per project in de staalbouw reken ik door wat er tussen offerte en oplevering met je marge gebeurt, en die systematiek geldt voor elke projectorganisatie.

De opslag voor algemene kosten moet kloppen. Dat percentage bepaalt of je kantoor, je calculator en je administratie betaald worden. Reken dit niet op gevoel maar leid het af uit je werkelijke algemene kosten, gedeeld door je directe kosten. In dit artikel lees je welk opslagpercentage realistisch is en hoe je het berekent.

Werk naast een percentage ook met een absoluut bedrag. Een opslagpercentage beweegt mee met je volume. Draai je een rustiger jaar, dan daalt de absolute dekking die je opbouwt terwijl je vaste lasten gewoon doorlopen. Weet daarom ook wat het in euro’s kost om je bedrijf een jaar te laten draaien, ongeacht hoeveel werk er binnenkomt.

Ik denk graag met je mee!

Wil je graag kennismaken en samen kijken naar jouw situatie, winstkansen of keuzes binnen je bedrijf? Plan via onderstaande knop een gratis en vrijblijvend intake- en adviesgesprek op het moment dat voor jou schikt.

Vrijblijvend adviesgesprek

Waar het op neerkomt

Een machine-uurtarief is geen boekhoudkundige exercitie. Het is het getal dat bepaalt of het werk dat je aanneemt je bedrijf verder helpt of uitholt.

Drie dingen om vandaag te controleren. Reken je met je werkelijke draaiuren of met theoretische beschikbaarheid? Zit er in je tarief ruimte voor de vervanging van je machinepark, ook voor de machines die op nul staan? En klopt de energiecomponent nog, gezien wat er de afgelopen jaren met de tarieven is gebeurd?

Het gevaar voor je kostprijs
Als het antwoord op een van die drie nee is, calculeer je met een getal dat te laag ligt. En dat werkt door in elke offerte die je vandaag de deur uit doet. Je kostprijs is daarbij één van de knoppen. Welke andere er zijn en welke in jouw bedrijf het meeste effect hebben, lees je in de complete gids over winst verhogen.

Over de auteur

Mitch van Bovene

Winststrateeg en financieel coach

Mitch van Bovene is bedrijfskundige (MSc, cum laude, Erasmus Universiteit Rotterdam). Hij helpt MKB-bedrijven met een mooie omzet maar te weinig winst, om die winst structureel te verhogen en weer financiële rust te ervaren. Door scherper te sturen op cijfers, keuzes en strategie. In de afgelopen 15 jaar begeleidde hij meer dan 250 ondernemers naar meer grip, structuur en financiële rust, met gemiddeld circa 30% winstverbetering als resultaat.