Inzichten
11 minuten leestijd- Sturen op cijfers vergt structuur en ritme. Je hoeft geen financieel expert te zijn voor grip op je winst. Door het maandelijks bijhouden van je cijfers, verschuif je van achteraf reageren naar vooruit sturen. En dat is waar het verschil zit.
- Omzet zegt weinig zonder marge-inzicht. Meer omzet betekent niet automatisch meer winst. Pas als je weet wat je per product, dienst of klant daadwerkelijk overhoudt, kun je bewuste keuzes maken over waar je je tijd en energie in steekt.
- Winst op papier is niet hetzelfde als geld op je rekening. Je kunt een winstgevend kwartaal draaien en toch krap zitten. Cashflow, betaaltermijnen en het verschil tussen debiteuren en crediteuren bepalen of je winst ook daadwerkelijk beschikbaar is.
Veel ondernemers werken het hele jaar hard, om er bij de jaarafsluiting achter te komen dat er minder winst gemaakt is dan verwacht. Is dit voor jou herkenbaar? Dan is de kans groot dat je te weinig stuurt op je cijfers. Niet omdat je ze niet belangrijk vindt, maar omdat je er simpelweg niet aan toekomt. Of omdat je niet precies weet waar je moet beginnen.
Om grip te krijgen op je winst heb je een aantal cruciale cijfers nodig die je structureel moet bijhouden. Niet alleen aan het einde van het jaar, maar doorlopend. Alleen dan kun je tijdig bijsturen als het nodig is.
In dit artikel neem ik je mee langs de belangrijkste financiële kengetallen en laat ik zien hoe je ze in de praktijk toepast.
Inhoudsopgave
Omzet en kosten per maand
Het eerste cijfer dat je moet bijhouden is je omzet en kosten per maand. Wacht niet tot je jaarrekening om te zien hoe het gaat. Maak elke maand een tussenbalans: hoeveel omzet heb je gedraaid en welke kosten heb je gemaakt? Zo zie je trends en kun je snel ingrijpen als de kosten uit de hand lopen.
Veel ondernemers kennen hun jaaromzet wel, maar hebben geen idee hoe die verdeeld is over het jaar. Terwijl juist die verdeling je veel vertelt. Heb je seizoenspieken? Zijn er maanden waarin je kosten structureel hoger liggen dan je omzet? Door maandelijks je omzet naast je kosten te leggen, ontdek je patronen die je anders pas achteraf ziet.
Praktisch: Maak aan het begin van elke maand een simpele opstelling van je omzet en kosten van de afgelopen maand. Dat hoeft geen ingewikkeld rapport te zijn. Een overzichtje in je boekhoudpakket of een eenvoudig spreadsheet volstaat. Het gaat erom dat je het doet en er even bij stilstaat.
Het is aan te raden om ook te werken met een begroting. Zo kan je maandelijks jouw resultaten afzetten tegen de begroting en de resultaten van vorige jaar.
Brutowinst per product, dienst of project
De brutowinst is wat je overhoudt na aftrek van je directe kosten: inkoop, materiaal, productiekosten of de uren die je aan een project besteedt. Dit cijfer laat zien welke producten of diensten daadwerkelijk marge opleveren.
Niet alles wat omzet oplevert, levert ook winst op. Misschien draai je veel omzet op een bepaalde dienst, maar zijn de kosten zo hoog dat er nauwelijks iets van overblijft. Of heb je een product dat je weinig verkoopt, maar dat per stuk juist een hoge marge heeft. Dit soort inzichten krijg je alleen als je de brutowinst per product of dienst berekent.
Praktisch: Maak een overzicht van je belangrijkste producten of diensten. Vuistregel is dat om de producten of diensten te selecteren die 80% van jouw omzet verklaren. Bereken per stuk de directe kosten en trek die af van de verkoopprijs. Wat overblijft is je brutowinst. Kijk dan eens kritisch: waar zit de meeste marge? En waar besteed je veel tijd aan voor weinig rendement?
Rekenvoorbeeld: Stel, je biedt twee diensten aan. Dienst A levert €50.000 omzet op met €35.000 aan directe kosten. Dienst B levert €30.000 omzet op met €10.000 aan directe kosten. De brutowinst van dienst A is €15.000 (30%), terwijl dienst B €20.000 oplevert (67%). Ondanks de lagere omzet levert dienst B dus €5.000 méér winst op. Je kunt dus veel beter inzetten op het verkopen van dienst B dan dienst A in dit voorbeeld.
Nettowinst als cijfer bijhouden
Dit is de winst die overblijft nadat ook alle indirecte kosten zijn afgetrokken: personeel, huisvesting, marketing, verzekeringen, afschrijvingen en alle andere bedrijfskosten. Dit cijfer staat onderaan je resultatenrekening en bepaalt uiteindelijk wat je kunt uitkeren, sparen of investeren.
De nettowinst is het cijfer waar het voor de meeste ondernemers om draait. Toch is het ook het cijfer waar het meeste misverstand over bestaat. Want nettowinst is niet hetzelfde als het geld dat je op je rekening hebt staan (daar komen we later op terug bij cashflow). Nettowinst is een boekhoudkundig begrip dat laat zien of je bedrijf financieel gezond is.
Praktisch: Bereken je nettowinst door je totale kosten van je totale omzet af te trekken. Doe dit per maand en per kwartaal, zodat je ziet of je winstgevendheid stabiel is of schommelt. Schommelingen zijn niet erg, maar als je structureel verlies draait in bepaalde periodes, is dat een signaal om actie te ondernemen. Ook dit cijfer kan je goed vergelijken met de begroting die je vooraf hebt opgesteld.
Algemene kosten per maand
Maak een overzicht van alle kosten die elke maand terugkomen, ongeacht je omzet: huur, salarissen, verzekeringen, abonnementen, afschrijvingen. Deze kosten moet je eerst ’terugverdienen’ voordat je überhaupt winst maakt.
Je vaste lasten bepalen je break-evenpunt: de minimale omzet die je moet draaien om niet in de rode cijfers te belanden. Hoe hoger je vaste lasten, hoe kwetsbaarder je bent in rustigere periodes. Veel ondernemers onderschatten hoe snel vaste lasten oplopen. Een extra personeelslid, wat extra magazijnruimte… het telt allemaal snel op.
Praktisch: Zet al je vaste lasten op een rij en tel ze bij elkaar op. Dat bedrag moet je elke maand minimaal binnenhalen voordat je ook maar één euro winst maakt. Deel dit bedrag door het aantal werkdagen in een maand en je weet precies hoeveel je per dag moet verdienen om quitte te draaien.
Rekenvoorbeeld: Je vaste lasten zijn €80.000 per maand en je gemiddelde brutomarge is 50%. Dat betekent dat je van elke euro omzet €0,50 overhoudt om je vaste lasten te dekken. Je hebt dus €160.000 aan omzet per maand nodig om quitte te draaien. Verdeeld over 21 werkdagen is dat minimaal €7.620 per dag. Is je marge lager, bijvoorbeeld 25%? Dan heb je al €320.000 omzet nodig, oftewel €15.238 per dag. Hoe lager je bruto marge, hoe harder je moet werken om je vaste lasten terug te verdienen.
Winstgevendheid per klant of klantgroep
Niet alle klanten leveren evenveel op. Sommige klanten zijn prijsgevoelig en vragen veel service, andere betalen goed en geven weinig gedoe. Meet daarom welke klanten je het meeste winst opleveren in verhouding tot de tijd en energie die je erin steekt.
Het 80/20-principe geldt ook hier: vaak komt het grootste deel van je winst van een klein deel van je klanten. De rest kost je soms meer dan het oplevert. Zeker als je de uren meetelt die je aan service, communicatie en correcties besteedt. Door dit in kaart te brengen, kun je bewuste keuzes maken over welke klanten je wilt behouden, welk je wil laten groeien of van welke klanten je eventueel afscheid wilt nemen.
Praktisch: Maak voor je tien grootste klanten een overzicht van de omzet die ze genereren, de directe kosten die je voor ze maakt en de tijd die je aan ze besteedt. Bereken de winst per klant en de winst per besteed uur. Dit zijn cijfers die je per kwartaal moet bijhouden, je zult waarschijnlijk verrassingen tegenkomen.
Bezettingsgraad
Hoeveel procent van je beschikbare capaciteit is daadwerkelijk declarabel of productief? Als je een team hebt van vier mensen die elk veertig uur per week werken, hoeveel uur daarvan levert dan daadwerkelijk omzet op? Hoe hoger je bezetting, hoe meer winst je maakt zonder extra kosten. Toch is de bezettingsgraad een cijfer dat veel ondernemers niet bijhouden.
De bezettingsgraad is een van de krachtigste hefbomen voor je winst, vooral bij dienstverlenende bedrijven. Je vaste kosten blijven namelijk gelijk of je nu 60% of 80% bezetting draait. Elk procentpunt dat je erbij pakt, gaat vrijwel volledig naar je winst.
Praktisch: Bereken je bezettingsgraad door het aantal productieve (declarabele) uren te delen door het totaal aantal beschikbare uren. Houd rekening met vakantie, ziekte, interne vergaderingen en administratie. Een bezettingsgraad van 65-75% is voor veel dienstverlenende bedrijven een gezond streven.
Rekenvoorbeeld: Je team heeft 640 beschikbare uren per maand (4 medewerkers × 160 uur). Daarvan is 480 uur declarabel. Je bezettingsgraad is dan 75%. Als je die naar 80% verhoogt (dat zijn slechts 32 extra productieve uren per maand) levert dat direct extra omzet op zonder dat je kosten stijgen. Dat is dan dus pure winst.
Cashflow
Winst op papier is niet hetzelfde als geld op je rekening. Houd daarom ook je cashflow bij: wat komt er binnen, wat gaat er uit en hoeveel heb je daadwerkelijk liquide? Dit voorkomt dat je winstgevend bent maar toch in liquiditeitsproblemen komt.
Dit klinkt tegenstrijdig, maar het komt vaker voor dan je denkt. Je kunt een winstgevend kwartaal draaien terwijl je bankrekening leeg is. Bijvoorbeeld omdat klanten laat betalen, je voorraad hebt moeten inkopen of een grote investering hebt gedaan. Cashflow gaat over timing: wanneer komt het geld binnen en wanneer moet je betalen?
Praktisch: Maak een cashflowoverzicht voor de komende drie maanden. Zet alle verwachte inkomsten en uitgaven op een tijdlijn. Zo zie je precies wanneer het krap wordt en kun je vooraf maatregelen nemen: een betaling uitstellen, sneller factureren of een kredietfaciliteit regelen.
Debiteuren en crediteuren
Hoeveel geld staat er nog uit bij klanten (debiteuren) en hoeveel moet je nog betalen aan leveranciers (crediteuren)? Te langzaam betaald krijgen vreet je winst op en kan je in de problemen brengen.
Je debiteurenstand is in feite een renteloze lening die je aan je klanten verstrekt. Hoe langer ze erover doen om te betalen, hoe meer dat je kost. Niet alleen in gemiste rente, maar ook in administratieve opvolging en het risico op oninbare vorderingen.
Praktisch: Houd je gemiddelde betaaltermijn bij. Hoeveel dagen duurt het gemiddeld voordat een factuur betaald wordt? Stel jezelf een norm, bijvoorbeeld maximaal dertig dagen. En als klanten structureel te laat betalen, neem dan maatregelen: stuur sneller herinneringen, bied korting voor snelle betaling of pas je betalingsvoorwaarden aan.
Hoe vaak moet je deze cijfers bijhouden?
De vraag is niet of je deze cijfers moet bijhouden, maar hoe vaak. Dat verschilt per cijfer. Een eenvoudig schema:
- Wekelijks: cashflow, debiteurenstand
- Maandelijks: omzet en kosten, nettowinst, vaste lasten, bezettingsgraad
- Per kwartaal: brutowinst per product of dienst, winstgevendheid per klant
Dit klinkt misschien als veel werk, maar als je eenmaal een goede structuur en goede managementrapportage hebt, kost het analyseren van de cijfers je niet meer dan een uur per week. En die investering verdient zichzelf dubbel en dwars terug.
Conclusie: cijfers bijhouden brengt je van reageren naar sturen
Je cijfers bijhouden moet je structureel doen. Zo krijg je niet alleen achteraf inzicht, maar kun je ook vooruit kijken en tijdig bijsturen. Dat is het verschil tussen ondernemers die toevallig winst maken en ondernemers die hun winst actief sturen.
Begin klein. Kies twee of drie cijfers om bij te houden die je nu nog niet in beeld hebt en maak er een maandelijkse gewoonte van. Je zult merken dat je al snel betere beslissingen neemt. Niet op onderbuikgevoel, maar op basis van feiten. En dat is precies waar financiële grip begint.
Wil je meer tips om jouw winst te verhogen? Lees dan zeker ook mijn complete gids daarover.
Veelgestelde vragen
Hoe vaak moet ik mijn cijfers bekijken?
Je cashflow en debiteurenstand check je het liefst wekelijks. Omzet, kosten en nettowinst pak je maandelijks. Diepere analyses zoals brutomarge per dienst of winstgevendheid per klant doe je per kwartaal. In totaal kost dat je niet meer dan een uur per week als je een goede structuur hebt.
Welke software heb ik nodig om mijn cijfers bij te houden?
Een goed boekhoudpakket is je basis. Daarnaast is een eenvoudig spreadsheet in Excel vaak al voldoende voor je maandelijkse financiële cijfers, cashflowprognose en klantanalyse. Het gaat niet om de tool, maar om de discipline om er elke maand cijfers bij te houden en er even voor te gaan zitten.
Kan ik dit niet aan mijn boekhouder overlaten?
Je boekhouder legt vast wat er is gebeurd, maar jij moet sturen op wat er gaat gebeuren. Tegen de tijd dat je jaarrekening klaar is, ben je maanden verder. Gebruik je boekhouder als sparringpartner, maar houd zelf de vinger aan de pols met een maandelijks overzicht van je kerngetallen.
Wat moet ik doen als mijn cijfers tegenvallen?
Niet in paniek raken, maar analyseren. Waar zit het probleem: te weinig omzet, te lage marges of te hoge algemene lasten? Elk probleem vraagt een andere oplossing. Te lage marges? Kijk naar je prijsstelling of directe kosten. Te hoge vaste lasten? Bekijk welke kosten je kunt verlagen of schrappen. Het feit dat je het snel ziet is al winst, dan kun je bijsturen voordat het te laat is.
Over de auteur
